Głównym zadaniem facility managera jest zarządzenie płynnością finansową, których głównymi celami są zmniejszenie płynności niepracujących środków pieniężnych oraz zabezpieczenie przed utratą płynności w momencie zapotrzebowania na środki gotówkowe.
Jednym z głównych obszarów ekonomicznego Facility Management jest zarządzanie płynnością. Tego rodzaju zarządzanie nazywamy funkcją zarządzania finansowego polegającego na sterowaniu wpływami i wydatkami.
Głównym celem jest utrzymanie optymalnego poziomu płynności, czyli dopasowania wydatków i przychodów związanych z obiektem, aby nie doprowadzić do braku pieniędzy na pokrycie zobowiązań, ale także nie dopuścić do nadpłynności, czyli posiadania zbyt dużej ilości pieniędzy niewykorzystanych gospodarczo np. w postaci inwestycji.
Bardzo ciekawym pojęciem, które funkcjonuje w literaturze finansowej i określa przepływ gotówki jest słowo „krwioobieg” przedsiębiorstwa. Ten termin świetnie pokazuje, jak ważne jest zabezpieczenie optymalnego poziomu płynności w działalności gospodarczej.
Oszacowanie zapotrzebowania na środki finansowe nieruchomości powinno być wykonywane w oparciu o budżet nieruchomości, czyli planu rzeczowo-finansowego, który powinien a w zasadzie ma za zadanie wykazać trwałość finansową danego obiektu.
Bardzo ciekawie wygląda samo sporządzenie budżetu przychodów i wydatków związanych z funkcjonowaniem obiektu. Aby przygotować, taki budżet należy wziąć pod uwagę dwa główne obszary, czyli obszar eksploatacyjny i inwestycyjny.
Bardzo ważne dla pierwszego obszaru jest sporządzenie takiego budżetu, który będzie narzędziem codziennej pracy facility managera. Drugi budżet ma uwzględnia poziom i wielkość planowanych inwestycji.
Budżet eksploatacyjny powinien podlegać ciągłej kontroli, aby nie doprowadzić do zbyt dużych odchyleń w budżecie, które mogą być spowodowane wieloma czynnikami. Zazwyczaj taki budżet sprawdza się co najmniej raz na miesiąc.
Prawdą jest, iż odchylenia mogą być bardzo korzystne np. mogą doprowadzić do wyższych wpływów, mogą mieć również charakter kontrolowany, czyli odchylenia są spowodowane planowanymi działaniami facility managera oraz niekontrolowany spowodowany np. podniesieniem podatku od nieruchomości.
Bardzo często te korzystne odchylenia budżetowe wynikają z wielu przyczyn m. in ze zwiększenia stopnia wykorzystania obiektu oraz lepszej windykacji należności.
Facility manager oprócz kontroli wpływów i wydatków zajmuje się także ustaleniem optymalnego poziomu wolnej gotówki. Facility manager ma wiele możliwości zarządzania pieniędzmi np. modelu Baumola, Millera-Ora oraz modelów mniej sformalizowanych np. analizy przyrostowej.
Bardzo dużym problemem w dzisiejszym świecie jest ściąganie należności. Jak wiemy kryzys finansowy spowodował, że coraz więcej ludzi nie ma pieniędzy na spłatę zobowiązań.
Ściąganie należytych pieniędzy od klientów jest dzisiaj głównym problemem zarządzania płynnością finansową. Wzrost należności powoduje niestety opóźnienia w wydatkach.
Przedsiębiorstwa znalazły kilka dobrych rad, aby poradzić sobie z tym problemem. Jedną z takich rad jest upewnienie się, czy klient otrzymał fakturę i czy nie ma do niej zastrzeżeń o charakterze formalnym. Kolejną radą jest nakładanie odsetek na klientów w przypadku niepłacenia swoich należności w terminie.
Nie ulega wątpliwości, że najważniejszy jest ciągły kontakt z klientem oraz stałe monitorowanie wskaźników finansowych obiektu i sumienne dokumentowanie podejmowanych działań. Te 3 główne zasady bardzo ułatwiają proces ściągania należności, a w przypadku nie wyegzekwowania ich od klienta w procesie egzekucji należności.
